Nhật Bản là một đất nước vô cùng phát triển, hiện đại, phong cảnh bốn mùa đều tuyệt sắc, quốc gia này cũng là điểm đến của rất nhiều du khách tuy nhiên lại không dễ dàng cấp visa cho bất kì ai. Nhưng cũng đừng quá lo lắng về vấn đề này mà làm ảnh hưởng đến chuyến du lịch của bạn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có thể tự chuẩn bị được hồ sơ cá nhân và có những tips kinh nghiệm xin visa du lịch Nhật Bản hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.
Hộ chiếu còn thời hạn tối thiểu từ 6 tháng trở lên.
Lấy mẫu trên website Đại sứ quán Nhật Bản
Có kích thước 4.5 cm x 4.5 cm được chụp trong vòng 6 tháng trở lại, ghi họ tên đầy đủ và số CMND vào mặt sau, phông nền màu trắng không phải màu xanh. Chú ý không chỉnh sửa ảnh quá nhiều, tránh trường hợp ảnh chụp và người thực không giống nhau dẫn đến bị từ chối hồ sơ.
Hồ sơ này rất quan trọng khi xin visa Nhật Bản, đừng nhầm lẫn rằng chỉ có đi du học mới cần chứng minh tài chính.
Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng (bản gốc): Để làm được hồ sơ này bạn cần phải có một cuốn sổ tiết kiệm có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên. Bạn có thể đến ngân hàng xin cấp một bản chứng nhận số dư tài khoản song ngữ Anh – Việt (chỉ cần đến ngân hàng trình bày lý do là nhân viên sẽ hiểu và hỗ trợ bạn). Tùy từng ngân hàng sẽ thu phí khác nhau. Nếu bạn gửi tiết kiệm online thì chỉ cần nộp giấy chứng nhận từ ngân hàng, không cần phải có sổ.
Giấy chứng nhận thu nhập của cơ quan có thẩm quyền (bản gốc): Nếu bạn nhận lương qua tài khoản ngân hàng hãy đến ngân hàng xin sao kê tài khoản lương 3 tháng gần nhất (có đóng dấu đỏ). Nếu bạn nhận lương bằng tiền mặt thì tới công ty xin bản chứng nhận lương của 3 tháng gần nhất (có chữ ký và đóng dấu đỏ của công ty).
+ Hợp đồng lao động (bản photo): có đóng dấu mộc đỏ của công ty
+ Giấy xác nhận việc làm của cơ quan, công ty hiện tại: viết bằng tiếng Anh, có chữ ký, con dấu của người có chức vụ trong công ty.
+ Đơn xin nghỉ phép được phê duyệt bởi nơi bạn đang làm việc.
+ Tờ khai lịch trình lưu trú: tải mẫu đơn tại trang web của Đại sứ quán Nhật Bản về các địa phương sẽ đến, các điểm tham quan sẽ đi, các khách sạn sẽ lưu trú. Lịch trình của bạn càng rõ ràng, càng chi tiết thì càng tốt, nếu chỉ ghi chung chung thành phố đến, không ghi rõ địa điểm tham quan (công viên, bảo tàng, trung tâm thương mại…), địa chỉ lưu trú sẽ khiến hồ sơ của bạn gặp khó khăn và bị từ chối.
+ Xác nhận đặt phòng khách sạn: nếu bạn đặt phòng trên các website, sau khi nhận được xác nhận đặt phòng bạn hãy in nó ra. Lưu ý, hãy chọn những khách sạn khi hủy phòng mà không bị tính phí.
+ Xác nhận đặt vé máy bay: (không xuất vé cho đến khi có visa) để thông tin được xác thực hơn.
Nếu bạn đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản, bạn có thể đến Đại sứ quán Nhật để nộp hồ sơ hoặc đặt lịch hẹn trên trang web của VFS Global (tạo tài khoản và điền thông tin theo hướng dẫn). Sau khi đặt lịch hẹn xong, bạn in thư xác nhận hoặc lưu vào điện thoại.
Bạn nên đặt lịch hẹn trước để tránh trường hợp phải chờ đợi lâu, ảnh hưởng tới giờ làm việc. Bạn phải trực tiếp tới gửi hồ sơ, các hồ sơ gửi fax hoặc bưu điện sẽ không được chấp nhận.
Dưới đây là địa chỉ các văn phòng tiếp nhận hồ sơ visa Nhật Bản tại thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh:
Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: +84 24 3846 3000 Fax: +84 24 3846 3043
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. HCM
Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Tel: +84 28 3933 3510 Fax: +84 28 3933 352
VFS Global — Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực Nhật Bản
Địa chỉ tại Tp. Hồ Chí Minh: Lầu 4, tòa nhà Resco, số 94 – 96 đường Nguyễn Du, phường Bến Nghé, quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
Địa chỉ tại Tp. Hà Nội: Tòa nhà Gelex, tầng 3, 52 Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ của Sứ Quán), từ 8h:30 đến 11:30 sáng.
Thời gian trả kết quả Visa: Từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ của Sứ Quán), từ 13:30 đến 16:45 chiều.
Nếu nộp hồ sơ tại Đại sứ quán bạn sẽ nhận được một giấy hẹn và sẽ gọi điện cho bạn biết khi nào có visa, thông thường mất khoảng 8 ngày kể từ ngày nộp đơn (có thể nhiều hơn).
Còn khi xin visa tại Tổng lãnh sự quán Nhật thì thời gian nhận kết quả sẽ nhanh hơn, khoảng 5 ngày (hoặc dài hơn tùy trường hợp).
Nếu nộp trực tiếp tại DSQ thì lúc nhận kết quả visa mới phải nộp lệ phí.
Tại Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội)
Tại Tổng lãnh sự quán Nhật Bản (Hồ Chí Minh)
Không phải tất cả trường hợp xin visa đều phải phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu ở thời điểm nhạy cảm, cao điểm hoặc hồ sơ của bạn có vấn đề thì bạn sẽ được yêu cầu lên phỏng vấn ngắn để làm rõ thông tin, phỏng vấn bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh.
Chú ý ngoại hình: bạn nên ăn mặc kín đáo, lịch sự với màu sắc trang nhã để thể hiện sự tôn trọng và tạo thiện cảm với người phỏng vấn.
Nội dung phỏng vấn: xoay quanh việc làm rõ thông tin trong hồ sơ như mục đích du lịch, khả năng tài chính, công việc, kinh nghiệm du lịch hoặc một số điều mà bạn biết về xứ sở hoa anh đào.
Phong thái trả lời: bạn nên nói một cách từ tốn, rõ ràng, đúng trọng tâm. Trước khi phỏng vấn, bạn cũng nên chuẩn bị trước một vài câu trả lời. Có thể tiếng Anh hoặc tiếng Nhật của bạn tốt thì bạn nên luyện phát âm tốt nhất có thể để đối phương hiểu nội dung mà bạn muốn truyền tải. Sự ấp úng, thiếu tự tin sẽ khiến hồ sơ của bạn trở nên khó khăn hơn. Hãy tự tin, thẳng thắn và trả lời các câu hỏi.
Lưu ý: Người Nhật không thích các hành động gian lận, hãy xin visa du lịch Nhật Bản bằng chính khả năng của mình và thật sự kiên nhẫn. Đừng sử dụng các dịch vụ môi giới không đúng quy trình hoặc “đi đường vòng”.
Những người có hộ khẩu từ Gia Lai, Bình Định trở ra sẽ nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản (tại Hà Nội), còn những người có hộ khẩu từ Đắk Lắk, Phú Yên trở vào thì sẽ nộp tại Tổng lãnh sự quán Nhật Bản (tại TP. Hồ Chí Minh). Nếu không đúng khu vực, bạn phải nộp thêm giấy chứng nhận tạm trú do Công an phường cấp.
Chữ kí trong các văn bản phải khớp với chữ kí trong hộ chiếu, không được ký tùy hứng và tùy tiện.
Hồ sơ cơ bản phải đúng theo như hướng dẫn của Đại Sứ Quán. Đối với những giấy tờ không có ghi “Bản sao”, bạn phải xuất trình bản gốc (Bản photocopy hay bản PDF đều không được chấp nhận). Nếu không xuất trình đủ hồ sơ cơ bản thì sẽ không được tiếp nhận.
Hồ sơ đã nộp cho Đại Sứ Quán sẽ không được hoàn trả lại. Nếu có giấy tờ nào cần hoàn trả lại, bạn phải trao đổi trước với nhân viên. Ngoài ra, khi nộp hồ sơ tại VFS Global, những giấy tờ cần thiết phải hoàn trả bản gốc (như giấy đăng kí Kết Hôn, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy Nhập học, …) và Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú hãy nộp kèm theo một bản photocopy.
Thời gian lưu trú tối đa đối với visa ngắn hạn là 90 ngày (không phải là 03 tháng). Đối với visa nhập cảnh 1 lần có thời hạn 90 ngày và không được ở Nhật quá 15 ngày.
Nên nộp hồ sơ xin visa trước 2 tháng để có visa sớm, mua vé sớm, săn được vé rẻ & để tránh bị rớt visa khi quá gần thời điểm du lịch.
Trừ trường hợp xin visa quá cảnh, không yêu cầu xuất trình vé máy bay trong hồ sơ cơ bản. Nếu bạn tự nguyện nộp vé máy bay hay phiếu đặt vé mà sau không được cấp visa thì Đại Sứ Quán và VFS sẽ không chịu trách nhiệm.
Trường hợp bị từ chối cấp visa thì bạn không được tiến hành xin cấp visa lại với cùng một mục đích trong vòng 6 tháng kể từ ngày từ chối. Đại Sứ Quán không công bố lý do từ chối cấp visa.
Về nguyên tắc, đương sự xin visa phải trực tiếp đến cửa tiếp nhận hồ sơ để xin visa, tuy nhiên những trường hợp dưới đây thì người đại diện có thể thay thế đến xin visa.
Trên đây là toàn bộ những thủ tục và kinh nghiệm xin visa Nhật Bản tự túc, chúc các bạn may mắn và thành công!
